Delapan Alat Diagnosa dalam Manajemen Tenaga Penjualan

Ferdi Mirza Oktavian – Trainer, Jasa Pengembangan Eksekutif PPM Manajemen

Manajer penjualan ketika bekerja tak ubahnya seperti profesi seorang dokter spesialis. Para dokter spesialis tersebut dididik untuk memiliki kompetensi dalam menggunakan serangkaian alat ukur ketika memeriksa kesehatan pasiennya. Begitu juga dengan para manajer penjualan.

Pengukuran dan pemeriksaan secara rutin tingkat kesehatan tim penjualan yang dipimpinnya membuat para manajer penjualan mampu mengelola tim penjualan dengan efektif dan efisien. Efektif berarti dapat mencapai sasaran dan target penjualan, sedangkan efisien berarti tidak boros dalam usaha-usaha mencapai target penjualan tersebut.

Seorang manajer penjualan dapat menggunakan delapan alat diagnosa berikut ini dalam manajemen tenaga penjualan. Kedelapan alat diagnosis ini harus diukur secara kontinu, konsisten, dan bertahap dari alat yang pertama sampai terakhir.

Alat diagnosa yang pertama adalah pengukuran tingkat produktivitas untuk masing-masing tenaga penjualan untuk seluruh anggota tim penjualan yang dipimpinnya. Hal ini sudah umum dan lazim diukur oleh para manajer penjualan. Biasanya dalam bentuk angka nominal yang jelas seperti nilai volume transaksi penjualan dalam Rupiah per hari per masing-masing tenaga penjualan.

Tujuan pengukuran ini adalah membantu manajer penjualan mengetahui dengan cepat siapa saja tenaga penjualan yang tergolong produktif dan yang tidak produktif. Seorang tenaga penjualan tergolong produktif dapat menjual lebih banyak dan diatas rata-rata kinerja penjualan dari seluruh anggota di tim penjualannya.

Alat diagnosa yang kedua adalah pencatatan dan pengukuran waktu kerja per masing-masing tenaga penjualan. Ini umumnya masih jarang dilakukan oleh para manajer penjualan. Tujuan pengukuran ini  untuk membantu manajer penjualan dalam memastikan bahwa adanya ketersediaan waktu yang cukup banyak bagi tenaga penjualan untuk melakukan kegiatan penjualan atau kegiatan yang menghasilkan penjualan.

Contoh-contoh kegiatan yang berhubungan dengan penjualan misalnya pembuatan proposal, presentasi penjualan dan demo produk, dan kunjungan kepada pelanggan prospek. Perlu dicatat bahwa kegiatan seperti perjalanan waktu tempuh menuju dan ke tempat prospek pelanggan tidak dapat digolongkan dalam kegiatan penjualan. Praktik terbaik dalam pengalokasian waktu kegiatan penjualan atau kegiatan yang menghasilkan penjualan adalah sekitar 50% dari waktu yang tersedia. Dengan kata lain apabila masing-masing tenaga penjualan punya waktu kerja sekitar 48 jam dalam seminggu maka segera diupayakan peningkatan waktu untuk melakukan kegiatan penjualan menjadi sekitar 24 jam dalam seminggu.

Alat diagnosis ketiga adalah pencatatan dan pengukuran waktu kerja para manajer penjualan itu sendiri. Biasanya ini sangat jarang dilakukan oleh para manajer penjualan. Sementara tujuan pengukuran ini adalah untuk membantu manajer penjualan dalam memastikan adanya waktu yang banyak untuk melakukan coaching (memberikan bimbingan) tim penjualan dan pengelolaan akun-akun penjualan yang ditanganinya.

Alat diagnosis keempat adalah pemetaan kesenjangan keterampilan penjualan untuk masing-masing tenaga penjualan. Setiap anggota tim penjualan ketika melakukan kegiatan penjualan akan memerlukan beberapa pengetahuan, keterampilan, dan disiplin penjualan. Melalui pemetaan ini seorang manajer penjualan akan dengan akurat dapat memutuskan program-program pengembangan dan pelatihan yang diperlukan untuk setiap anggota tim penjualannya.

Alat diagnosis kelima adalah pemetaan matriks kemampuan dan kemauan menjual di tim penjualannya. Tujuan pemetaan ini untuk membantu manajer penjualan dalam mengenali kemampuan (kapabilitas untuk menjual) dan kemauan (motivasi dalam menjual) dari masing-masing anggota timnya. Seringkali ditemukan ada beberapa tenaga penjualan yang belum berpengalaman tidak berhasil menjual dikarenakan memang tidak termotivasi untuk melakukan kegiatan penjualan walaupun sebenarnya memiliki kapabilitas menjual.

Alat diagnosis keenam adalah pemetaan dan analisa proses penjualan dalam saluran pipa penjualan (sales pipeline). Pemetaan dan pengukuran ini umumnya juga sudah sering dilakukan oleh para manajer penjualan. Tujuan pemetaan ini untuk membantu manajer penjualan untuk mengenali dan menganalisis pada tahap-tahap mana saja di dalam proses penjualan yang masih menjadi kendala atau hambatan bagi tim penjualannya.

Alat diagnosis ketujuh adalah pemetaan pelanggan yang berupa pembagian pengelolaan akun-akun pelanggan. Tidak semua pelanggan menghasilkan penjualan yang sama besarnya. Akan tetapi khusus bagi pelanggan yang memiliki kontribusi penjualan terbesar bagi tim, pasti memerlukan penanganan dan perhatian khusus. Oleh karenanya pengukuran ini bertujuan untuk membantu manajer penjualan saat mengelola akun-akun pelanggan di tim penjualannya. 

Biasanya tenaga penjualan yang sudah berpengalaman diminta menangani akun pelanggan yang besar-besar dan sedikit jumlahnya. Sementara tenaga penjualan yang junior dan belum berpengalaman diminta menangani akun pelanggan yang kecil-kecil dan banyak jumlahnya.

Alat diagnosis kedelapan adalah pemetaan wilayah penjualan yang dapat terjamah oleh tim penjualannya. Tujuan pengukuran ini adalah membantu para manajer penjualan dalam mengidentifikasi wilayah-wilayah penjualan yang belum dapat dikunjungi oleh tenaga penjualannya. Otomatis semakin luas wilayah penjualan yang dapat dikunjungi oleh tenaga penjualan maka semakin besar juga kemungkinan volume penjualan yang dapat dihasilkan dari masing-masing tenaga penjualan ini.