ABSTRAK | Manajemen proyek melibatkan koordinasi berbagai aspek proyek untuk membuahkan hasil yang positif. Koordinasi ini dapat mencakup unsur-unsur seperti personel, material, prosedur, dan fasilitas. Aspek-aspek manajemen proyek yang dapat menjadi permasalahan adalah pada bidang-bidang seperti: kualitas, biaya, jadwal, sedangkan peregangan target dapat menjadi kontributor utama keterlambatan proyek. Ada juga yang eksternal
faktor-faktor yang dapat mempengaruhi jadwal, yang mana Manajer Proyek tidak dapat mengendalikannya. Faktor eksternal lain yang dapat mempengaruhi jadwal proyek adalah ketersediaan bahan. Dalam hal tenaga kerja, serikat pekerja atau perjanjian kerja lainnya dapat menghambat proyek. Salah satu faktor yang tidak dapat dikendalikan oleh Manajer Proyek adalah cuaca dan tenaga kerja lokal. Tujuan dari Pelajaran yang Dipetik pada proyek adalah agar orang yang memulai proyek baru di masa depan tidak melakukan kesalahan yang sama. Masa depan konstruksi besar dan proyek lainnya di seluruh dunia cerah. Seiring dengan meningkatnya konsumsi energi di negara-negara seperti Tiongkok dan India, serta negara-negara di seluruh dunia, hal ini berarti pembangunan pabrik dan fasilitas untuk mendukung upaya-upaya ini, dan menuntut penerapan manajemen proyek yang lebih baik dan tim proyek yang terampil.
KATA KUNCI:manajemen proyek, biaya proyek, jadwal proyek, kualitas proyek, ruang lingkup proyek, tenaga kerja, pengendalian dan anggaran proyek, target yang diperluas.
Pembelajaran, Tenaga Kerja lokal, ketersediaan material, konstruksi proyekManajemen proyek melibatkan koordinasi berbagai aspek proyek untuk menghasilkan hasil yang positif. Koordinasi ini dapat mencakup unsur-unsur seperti personel, material, prosedur dan fasilitas. Selama lima hingga sepuluh tahun terakhir, terdapat peningkatan tantangan yang dihadapi oleh Manajer Proyek. Secara global, Dalam dekade terakhir, Inventarisasi Proyek-Proyek Besar mencatat total proyek senilai $134 triliun yang baru saja diselesaikan. Dengan proyek-proyek bernilai triliunan dolar yang disetujui oleh perusahaan-perusahaan multinasional dan pemerintah secara rutin, sebagian besar proyek didasarkan pada eksplorasi minyak dan gas. , konstruksi, manufaktur, Teknologi Informasi dan pengilangan, tantangan yang dihadapi Manajer Proyek saat ini pasti sangat berat. Beberapa aspek manajemen proyek yang sangat menantang adalah kualitas, biaya dan jadwal. Terdapat berbagai faktor lain yang meringankan; pengaruh yang tidak dapat dikendalikan oleh Manajer Proyek. Terkadang faktor-faktor eksternal ini dapat mempunyai dampak yang sama besarnya terhadap manajemen proyek seperti halnya faktor-faktor yang dapat dikendalikan oleh Manajer Proyek.
Aspek pertama dari manajemen proyek yang dapat menjadi masalah adalah bidang kualitas. Dari sudut pandang pemilik proyek, kualitas dapat menjadi suatu tantangan. Perwakilan pemilik (kadang-kadang juga disebut sebagai klien karena mereka menyediakan anggaran, jika konstruksi proyek dikelola oleh pihak ketiga) cenderung menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengurus manajer. Ini berarti bahwa perwakilan tersebut mungkin tidak terlalu fokus pada kualitas sebagaimana seharusnya. Dalam meninjau Pembelajaran setelah proyek besar di beberapa proyek besar, dicatat bahwa penjaminan mutu dan pengendalian mutu harus dikelola oleh perusahaan induk atau
pemilik proyek, bukan oleh kontraktor atau pihak ketiga lainnya. Diputuskan juga bahwa perusahaan induk harus meninjau dan menyetujui rencana kualitas kontraktor konstruksi tertentu sebelum pekerjaan dimulai. Pembelajaran penting lainnya yang dapat diambil adalah bahwa pekerjaan lump sum (yang dapat menjadi bagian signifikan dari keseluruhan pengeluaran proyek) harus dilakukan dengan standar pengendalian kualitas yang lebih tinggi dibandingkan pekerjaan yang dapat diganti biayanya. Standar ini harus dikomunikasikan selama proses penawaran dan dalam Ketentuan Kontrak. Terkadang selama tahap akhir rekayasa proyek, kontraktor bersemangat untuk memulai konstruksi. Disarankan agar kontraktor tetap bekerja sampai rekayasa benar-benar selesai sebelum memulai konstruksi, untuk meminimalkan pekerjaan ulang dan masalah serupa lainnya. Selain itu, setelah konstruksi dimulai, kontraktor perlu diingatkan bahwa setiap insinyur lapangan yang mereka gunakan harus bekerja sama dengan insinyur proyek sebelum melakukan perubahan teknis. Hal ini menciptakan konsistensi antara apa yang direncanakan dengan apa yang sebenarnya terjadi di lapangan.
Penting juga untuk dicatat bahwa di mana pun proyek berlangsung, semua insinyur proyek dan lapangan harus memiliki kualifikasi profesional dan memahami standar dan peraturan setempat. Beberapa hal berubah berdasarkan negara, yang lain berubah berdasarkan wilayah, dan standar lainnya berubah tergantung pada proses tata kelola proyek yang dilaksanakan oleh tim proyek dan pemilik proyek. Agar teknik dapat seakurat mungkin sejak awal, kualifikasi profesional dan pemahaman terhadap peraturan dan standar setempat sangatlah penting. Sedangkan untuk korporasi, jika perusahaan induk bermaksud untuk melakukan outsourcing rekayasa suatu proyek ke lokasi lain, semacam pelatihan formal atau sesi pendidikan mungkin diperlukan untuk memastikan bahwa kontraktor memahami semua kode, standar, dan prosedur proyek.
Area kedua yang menjadi tantangan bagi banyak Manajer Proyek sepanjang masa proyek adalah masalah biaya. Dalam beberapa kasus, proyek dimulai dengan informasi yang salah, karena perkiraan proyek dibuat tampak lebih rendah dari kenyataannya, untuk mendapatkan persetujuan proyek akhir. Untuk menjaga gambaran biaya proyek yang lebih akurat dari awal hingga akhir, pengendalian proyek dan akuntansi proyek harus dilibatkan sejak awal. Perlu juga ada proses untuk melacak setiap perubahan dalam ruang lingkup, dan memperkirakan biaya tambahan yang mungkin timbul akibat perubahan ruang lingkup. Agar pengendalian proyek menjadi efektif, tim manajemen proyek harus mengadakan pertemuan pembaruan yang dijadwalkan secara rutin (dengan struktur yang konsisten) dan format pelaporan yang terstandarisasi. Hal ini akan membantu memastikan bahwa informasi jelas dan tidak terpengaruh oleh berbagai cara pelacakan dan pelaporan biaya dan jadwal. Bagian-bagian tertentu dari suatu proyek mungkin lebih mudah dikelola secara terpisah-pisah, daripada menggabungkan semuanya dan mencoba melacak dan mengelola biaya. Misalnya, memiliki koordinator scaffolding untuk mengawasi kebutuhan dan biaya mungkin akan menghemat biaya dalam jangka panjang. Selain itu, untuk sumber daya seperti derek dan kendaraan pool, memiliki individu yang ditunjuk untuk mengoordinasikan penggunaan dapat mengurangi keseluruhan biaya dan penggunaan sepanjang umur proyek.
Tantangan utama dalam proyek apa pun adalah pengontrakan pekerjaan. Dalam lingkungan dengan sumber daya tenaga kerja yang langka, kurangnya persaingan dalam penawaran kontrak dapat meningkatkan biaya proyek. Kurangnya lingkungan penawaran yang kompetitif juga dapat berarti bahwa perusahaan induk belum tentu mendapatkan kontraktor terbaik untuk pekerjaan tersebut. Kadang-kadang perusahaan induk mungkin harus menerima pembayaran yang kurang dari yang mereka harapkan, yang dapat meningkatkan biaya, memperpanjang jadwal dan mungkin meningkatkan jumlah cedera pada proyek tersebut. Hal lain yang perlu diingat oleh perusahaan induk ketika membuat kontrak adalah bahwa kontrak yang dapat diganti memberikan sedikit insentif bagi kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu dan efisien. Pemilik harus mempertimbangkan untuk menggunakan kontrak lump sum atau unit rate sebanyak mungkin, untuk menempatkan tanggung jawab biaya dan jadwal di pundak kontraktor. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dalam lima hingga sepuluh tahun terakhir, beberapa proyek besar yang dikerjakan di dunia dikelola oleh kontraktor, bukan oleh perusahaan induk. Ditemukan bahwa tujuan kontraktor dan tujuan perusahaan induk tidak selalu sejalan, sehingga aspek-aspek seperti biaya dan jadwal menjadi meleset. Pelajaran yang dapat diambil adalah bahwa setiap proyek besar harus dikelola oleh perusahaan induk. Dalam kasus yang disebutkan di atas, ketika pemilik lebih terlibat dengan manajemen proyek, jadwal dan produktivitas meningkat.
Area besar ketiga yang dapat berdampak pada manajemen proyek adalah jadwal. Untuk industri konstruksi pada umumnya, banyak kontraktor tidak memiliki tingkat staf yang sesuai untuk memasok perencana dan penjadwal pada proyek-proyek besar. Tidak terisinya posisi-posisi ini secara memadai sejak awal proyek dapat menyebabkan kebingungan mengenai jadwal proyek dan rencana produktivitas. Hal ini juga dikutip dari bidang proyek
profesional: “Ketika Anda meremehkan jumlah jam pembangunan lapangan dan infrastruktur Anda terbatas serta jumlah orang yang dapat ditempatkan di lokasi, Anda [hanya dapat] menunda jadwalnya, dan mengeluarkan $150 juta [dalam belanja modal] per bulan , tidak butuh waktu lama hingga proyek ini meningkat secara signifikan.” Kutipan ini mendukung pembelajaran bahwa memiliki jadwal yang jelas dan terdefinisi dengan baik di awal proyek dapat membantu mengendalikan biaya dalam jangka panjang. Tekanan jadwal datang dari semua pihak dalam suatu proyek, termasuk pemegang saham perusahaan yang terlibat, pemilik perusahaan, tim manajemen proyek, dan pemerintah.
Target yang diperluas dapat menjadi kontributor utama terhadap penundaan proyek. Target yang diperluas pada dasarnya adalah tujuan yang terlalu ambisius dan memerlukan terobosan untuk mencapainya. Dalam konteks suatu proyek, target yang luas mungkin merupakan tanggal penyelesaian awal yang sangat tidak mungkin. Untuk mencapai target yang luas tersebut, seluruh organisasi harus terus bekerja melampaui persyaratan reguler. Meskipun target perluasan dapat digunakan dengan sukses dalam beberapa kasus, dalam proyek besar target tersebut umumnya tidak berguna. Jika target ini tidak tercapai, hal ini dapat menurunkan motivasi tim manajemen proyek dan tenaga kerja secara umum. Beberapa Manajer Proyek pada awalnya mungkin menggunakan target peregangan untuk mengurangi tekanan jadwal, namun ketika target peregangan tidak tercapai, tekanan jadwal meningkat.
Ada juga faktor eksternal yang dapat mempengaruhi jadwal, yang mana Manajer Proyek tidak dapat mengendalikannya. Salah satunya adalah keadaan tenaga kerja di wilayah dimana proyek sedang dilaksanakan. Jika area tertentu mengalami kekurangan tenaga kerja, maka Manajer Proyek harus secara realistis memasukkan hal tersebut ke dalam jadwal proyek awal mereka. Jika tenaga kerja tidak tersedia dalam jumlah ideal yang dibutuhkan, maka jadwal akan terkena dampaknya. Kecuali jika tim manajemen proyek siap untuk mengimpor pekerja (dari wilayah lain di suatu negara, atau dari negara lain sama sekali) maka mereka harus menambahkan biaya penundaan proyek ke dalam keseluruhan biaya dan jadwal.
Faktor eksternal lain yang dapat mempengaruhi jadwal proyek adalah ketersediaan material. Dengan pesatnya pertumbuhan di belahan bumi Timur (terutama di Tiongkok dan India), ketersediaan baja tidak sebanyak dulu. Karena banyak proyek konstruksi menggunakan baja (untuk pipa, rak, penyangga, perancah, dll), hal ini
kekurangan material juga dapat berkontribusi pada peningkatan biaya proyek dan penundaan jadwal. Bahkan jika tenaga kerja telah lengkap sesuai rencana proyek, jika material tidak tersedia untuk mereka kerjakan maka produktivitas dan jadwal akan menurun.
Selain tiga komponen utama yang dapat mempengaruhi suatu proyek yang dapat dikendalikan dengan manajemen proyek proaktif, terdapat juga faktor eksternal yang dapat mempengaruhi suatu proyek secara negatif.
Salah satu faktor eksternal yang mungkin paling signifikan adalah pembangunan pabrik yang sedang beroperasi. Dalam beberapa kasus perluasan kilang minyak atau bahkan perluasan penambangan pasir minyak, pembangunan dilakukan di lokasi pabrik. Saat mengoperasikan pabrik di sekitar lokasi konstruksi, Anda menghadapi berbagai tantangan. Tantangannya mencakup kemungkinan terjadinya kontak dengan area bertegangan tinggi; jarak yang jauh antara tempat kerja dan ruang makan siang/istirahat; dan penutupan tidak terencana yang dapat membuat pekerja meninggalkan suatu proyek untuk sementara waktu. Jika proyek tersebut merupakan pekerjaan konstruksi besar, infrastruktur lokasi juga dapat menjadi kendala. Mungkin terdapat gelombang besar personel, peralatan, dan kendaraan ke lokasi yang tidak dapat ditangani oleh fasilitas operasi reguler. Membangun pabrik yang beroperasi memerlukan koordinasi yang signifikan antara manajer operasi dan tim manajemen proyek.
Jika menyangkut tenaga kerja, serikat pekerja atau perjanjian kerja lainnya dapat menghambat proyek. Beberapa serikat pekerja sangat khusus dalam menangani panggilan serikat pekerja, sehingga mengharuskan pekerja dipekerjakan dari wilayah tertentu saja. Hal ini dapat membatasi jumlah tenaga kerja dan menyebabkan penundaan jadwal proyek. Aspek lain dari tenaga kerja yang benar-benar dapat membuat perbedaan terhadap biaya dan jadwal suatu proyek adalah jam kerja yang dipilih (misalnya, empat shift sepuluh jam dalam seminggu, dan kemudian tiga hari libur). Beberapa proyek menetapkan jam kerja mereka sebelum dimulainya konstruksi, dan mematuhi jam kerja tersebut dengan cukup ketat. Kadang-kadang jam kerja ditentukan oleh dewan serikat pekerja tertentu. Dengan banyaknya proyek yang berlangsung di dunia saat ini, para pekerja dapat memilih proyek mana yang ingin mereka kerjakan, dan mereka cenderung memilih proyek dengan banyak jadwal jam lembur. Untuk proyek dengan
Penetapan jam kerja, hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menarik tenaga kerja. Dengan jumlah tenaga kerja yang tidak mencukupi, proyek dihadapkan pada penundaan jadwal dan peningkatan biaya. Hal lain yang dapat menyulitkan menarik tenaga kerja adalah setiap proyek yang berlokasi di daerah terpencil. Di wilayah terpencil, para pekerja mungkin menghadapi hal-hal seperti biaya hidup yang melambung, kurangnya aktivitas setelah jam kerja, berkurangnya sumber daya yang tersedia, dan infrastruktur yang tidak memadai. Infrastruktur yang tidak memadai mencakup jalan raya, utilitas, staf medis, fasilitas dan layanan pendidikan. Beberapa kota besar atau kecil tidak dirancang untuk menangani masuknya personel konstruksi yang dibutuhkan oleh sebuah proyek besar, dan tambahan orang dapat memberikan beban yang signifikan pada masyarakat. Perusahaan induk perlu mengingat hal ini ketika merencanakan sebuah proyek, dan mencoba mencari cara untuk mengurangi kemungkinan konsekuensi ini. Selain membangun perumahan sementara (sering disebut kamp), perusahaan harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan staf medis mereka sendiri untuk merawat personel proyek, serta berkontribusi kembali kepada masyarakat untuk mendukung pemeliharaan utilitas dan layanan.
Salah satu faktor yang tidak dapat dikendalikan oleh Manajer Proyek adalah cuaca. Jika suatu proyek dibangun di daerah yang dapat mengalami cuaca ekstrem, maka cuaca tersebut dapat berdampak pada jadwal proyek. Dalam cuaca dingin dan panas yang ekstrim, pekerja tidak dapat bekerja di luar untuk waktu yang lama. Cuaca badai juga dapat mempengaruhi jadwal kerja, tergantung pada tingkat keparahan badai. Manajer Proyek yang merencanakan pekerjaan di area yang dikenal dengan kondisi cuaca ekstrem harus memasukkan beberapa tambahan ke dalam jadwal mereka, untuk mengakomodasi waktu yang hilang karena kondisi cuaca. Beberapa penelitian mengenai pola cuaca umum di wilayah tersebut harus memberikan landasan untuk perkiraan berapa banyak lapisan yang perlu ditambahkan ke perkiraan jadwal.
Di beberapa belahan dunia, proyek-proyek besar terkadang mendapat tentangan dari anggota masyarakat. Baik perusahaan bermaksud atau tidak, sebuah proyek besar dapat menimbulkan dampak buruk pada masyarakat. Meskipun jumlah penduduk bertambah karena banyaknya pekerja yang datang dari daerah lain untuk bekerja (dan mungkin juga keluarga mereka), tidak ada peningkatan pendapatan pajak kota. Para pekerja tersebut terus membayar pajak di komunitas mana pun mereka berada. Sementara itu, orang-orang tersebut memberikan beban tambahan pada layanan masyarakat dan utilitas. Orang-orang ini disebut sebagai populasi bayangan komunitas, artinya mereka tinggal sementara di komunitas tersebut dan tetap memiliki rumah di tempat lain. Ketika populasi bayangan ini meningkat, suatu komunitas dapat mulai mengalami kekurangan perumahan, serta menyadari bahwa fasilitas bandara dan bus mereka mungkin tidak memadai karena basis konsumen yang semakin meningkat. Sistem layanan kesehatan juga mendapat tantangan, dengan peningkatan signifikan dalam jumlah pengguna sistem tanpa adanya peningkatan pendanaan. Akibat-akibat ini dapat menjadikan suatu komunitas menjadi tempat tinggal yang kurang menarik, sehingga sulit mendapatkan tenaga kerja yang cukup untuk menyelesaikan proyek. Hal ini bisa menjadi lingkaran setan jika tidak ada seorang pun (pemerintah provinsi atau kota; perusahaan induk) yang melakukan intervensi atas nama warga masyarakat.
Tujuan dari Pelajaran yang Dipetik pada proyek adalah agar orang yang memulai proyek baru di masa depan tidak melakukan kesalahan yang sama. Selain hikmah yang didapat
dibahas sepanjang makalah ini, ada beberapa saran lain yang dapat diberikan kepada Manajer Proyek masa depan. Saran-saran ini mungkin dapat meringankan tantangan manajemen proyek, dan dapat membantu menjaga proyek tetap pada jalur biaya dan jadwal. Saran pertama adalah daripada mencari pekerja terampil hanya di sekitar proyek mereka, pengusaha sebaiknya memperluas pencarian mereka ke seluruh dunia. India dan Tiongkok adalah dua negara yang menyediakan pekerja berketerampilan unggul ke negara lain, india juga harus menjadi sumber lain
pekerja terampil, meskipun undang-undang imigrasi lebih mudah ditangani bagi pekerja terampil, perusahaan mungkin tidak akan menghadapi kekurangan tenaga kerja sebanyak yang terjadi di masa depan seperti saat ini. Mungkin ada komplikasi, seperti kendala bahasa dan kebutuhan akan sertifikasi keterampilan manajemen proyek, namun kesulitan-kesulitan ini bukannya tidak dapat diatasi.Akademi Manajemen Proyek Amerika AAPMadalah lembaga yang kredibel untuk itu
akreditasi profesional manajemen proyek juga diakui di seluruh dunia. Namun, sebelum perusahaan mencari pekerja di luar negaranya, mereka harus memaksimalkan sumber daya lokal terlebih dahulu.
Beberapa fokus harus diberikan pada pelatihan pekerja tidak terampil dalam berbagai keterampilan manajemen proyek, dan perusahaan juga dapat memanfaatkan pekerja yang sudah mereka miliki, kemudian mereka dapat mulai melatih orang-orang tertentu untuk posisi pengawasan. Dengan tren proyek konstruksi global yang maju, akan ada permintaan yang besar untuk Mandor dan Mandor Umum, sehingga perusahaan harus memulai proses pelatihan sekarang. Selain itu, perusahaan juga dapat meningkatkan rasio pekerja magang dan pekerja harian, dan dengan cara ini juga dapat meningkatkan basis tenaga kerja terampil mereka.
Masa depan proyek konstruksi besar di seluruh dunia cerah. Dengan meningkatnya konsumsi energi di negara-negara seperti Tiongkok dan India, negara-negara di seluruh dunia memperluas kemampuan mereka untuk mengekstraksi dan memurnikan sumber daya alam. Hal ini berarti membangun pabrik dan fasilitas untuk mendukung upaya tersebut. Beberapa tantangan yang dihadapi Manajer Proyek di lingkungan saat ini dapat diterapkan secara global, sementara tantangan lainnya bersifat spesifik lokasi. Apa pun kasusnya, meluangkan waktu untuk meninjau Pembelajaran dari proyek konstruksi masa lalu dapat memberikan wawasan berharga mengenai tantangan manajemen proyek yang dikelola. Ketika Pembelajaran ini dipadukan dengan dukungan terhadap perubahan yang mungkin terjadi dalam komunitas, dan menggunakan semua sumber daya manusia yang tersedia seefektif mungkin, Manajer Proyek mungkin dapat lebih mengontrol kualitas, biaya, dan jadwal proyek. Hal ini membuat pemegang saham, pemilik perusahaan, dan kontraktor senang, dan hal ini juga seharusnya membuat Manajer Proyek senang.
Post a Comment