Kiat Untuk Komunikasi Yang Efektif

Dalam video sebelumnya, Anda belajar bahwa komunikasi adalah kunci untuk setiap proyek yang sukses. Sebagai manajer proyek, Anda adalah pusat komunikasi itu, yang merupakan proses berkelanjutan sepanjang siklus hidup proyek. Manajer proyek yang baik harus efektif dalam berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan dan anggota tim melalui berbagai media.

Sebagai manajer proyek, penting untuk mengembangkan rencana komunikasi selama proyek Anda berlangsung. Komunikasi yang baik membantu proyek Anda berjalan dengan lancar, menghasilkan hasil yang lebih baik, dan mendukung budaya tim yang sehat. Anda dapat menggunakan empat tips ini untuk mendorong komunikasi yang efektif dalam tim Anda:


Mengenali dan memahami perbedaan individu
Anda dapat mendorong komunikasi yang terbuka dan inklusif dengan:
  • Tidak membuat asumsi tentang latar belakang, identitas, atau pengalaman audiens Anda.
  • Menjadi sadar akan bias Anda sendiri.
  • Menggunakan bahasa yang sopan, profesional, dan netral.
  • Termasuk, menghargai, dan ingin tahu tentang berbagai sudut pandang.

Sebagai manajer proyek, Anda pasti akan bekerja dengan beragam kelompok anggota tim dan pemangku kepentingan di setiap proyek. Anda perlu memahami latar belakang, pengalaman, perspektif, dan bias setiap anggota tim—serta Anda sendiri—untuk berkomunikasi secara efektif.

Lakukan brainstorming dan buat pesan yang sesuai
Komunikasikan pesan yang tepat dengan memikirkan audiens yang Anda tuju. Dengan siapa Anda berkomunikasi? Dalam komunikasi Anda, selalu jelaskan alasan Anda menghubungi:
  • Saluran apa yang dapat digunakan audiens Anda untuk menghubungi Anda atau tim?
  • Apakah Anda menyampaikan informasi?
  • Apakah Anda meminta masukan?
  • Apakah Anda mengklarifikasi suatu masalah?
  • Apakah Anda menyelesaikan masalah?

Beberapa anggota tim mungkin memerlukan informasi terperinci, sementara yang lain mungkin hanya memerlukan gambaran umum situasi. Tidak peduli audiens Anda, Anda harus yakin untuk mengidentifikasi tujuan pesan, menyatakan informasi atau permintaan dengan jelas dan ringkas, dan tetap pada topik.

Sampaikan pesan Anda
Saat Anda menyusun pesan Anda, pikirkan tentang metode mana yang tersedia dan sesuai untuk berkomunikasi dengan berbagai anggota tim Anda, apakah itu secara langsung, dalam konferensi video, melalui telepon, melalui email, atau dalam rapat. Memilih metode yang tepat sangat penting jika Anda memiliki anggota tim atau pemangku kepentingan di berbagai wilayah dan zona waktu. Juga, pastikan untuk:
  • Hindari menyertakan informasi sensitif atau berpotensi pribadi.
  • Asumsikan semua orang di perusahaan akan menerima komunikasi.
  • Dapatkan umpan balik dan masukkan umpan balik itu ke depan

Komunikasi tidak berakhir ketika Anda menyampaikan pesan Anda, jadi pastikan untuk menindaklanjuti dengan audiens Anda dengan:
  • Memeriksa untuk memastikan pesan Anda jelas.
  • Meminta mereka untuk umpan balik.
  • Mendorong komunikasi terbuka.
  • Merespon pertanyaan dengan cepat.

Pada langkah terakhir ini, Anda akan mendapatkan umpan balik dari audiens Anda untuk memastikan bahwa pesan Anda diterima seperti yang Anda inginkan.

kata kunci
Anda sekarang memiliki langkah-langkah untuk berkomunikasi secara efektif sebagai manajer proyek! Anda telah belajar bagaimana mendorong komunikasi yang terbuka dan inklusif dengan mengenali dan memahami perbedaan individu di antara anggota tim Anda. Anda tahu bagaimana menyusun dan menyampaikan pesan yang tepat dan pentingnya mendapatkan dan menangani umpan balik. Yang terpenting, pastikan komunikasi Anda jelas, jujur, relevan, dan sering. Mengikuti panduan ini akan membuat Anda siap untuk komunikasi yang sukses di seluruh proyek Anda.


Post a Comment

Post a Comment (0)

Previous Post Next Post