BULLWHIP EFFECT IN SUPPLY CHAIN AND THE RISK MITIGATION


Prepared by: Fauzi Hasan, ASCA

Pengertian  Bullwhip Effect?
Efek bullwhip adalah konsep yang digunakan  untuk menjelaskan fluktuasi inventori (stocks) atau alokasi aset yang tidak efisien sebagai akibat dari perubahan permintaan saat perusahaan bergerak lebih jauh ke atas rantai pasokan (upper stream supply chain). Dengan demikian, produsen hulu sering mengalami penurunan akurasi perkiraan karena buffer stock (stock cadangan) meningkat antara pelanggan dan produsen.
Pada dasarnya Efek bullwhip adalah fenomena rantai pasokan (supply chain) yang menggambarkan bagaimana tingkat permintaan kecil dan menengah dapat semakin besar dalam permintaan di tingkat grosir, distributor, produsen dan pemasok bahan baku. Efeknya dinamai sesuai dengan efek fisik yang terjadi saat seseorang  yang memecut cambuk. Ketika orang yang memegang cambuk menggerakkan  pergelangan tangannya, maka akan menyebabkan terjadinya pola  gelombang semakin menguat dalam suatu reaksi berantai.

Efek bullwhip sering terjadi ketika pengecer menjadi sangat reaktif terhadap permintaan, dan pada gilirannya yang akan  memperkuat harapan di sekitar jalur rantai pasokan, demikian pula akan menyebabkan efek domino di sepanjang rantai pasokan. Misalnya, seorang pengecer biasanya menyimpan 100 paket  merek soda, dan jika biasanya menjual 20 paket per hari, maka akan memesan jumlah penggantinya  dari distributor. Tetapi suatu hari, pengecer menjual 70 paket  dan mengasumsikan pelanggan akan mulai membeli lebih banyak produk, dan pengecer  merespons dengan memesan 100 paket  untuk memenuhi permintaan yang diperkirakan lebih tinggi ini. Distributor kemudian dapat merespons dengan memesan dua kali lipat, atau 200  paket dari pabrikan untuk memastikan mereka tidak akan kehabisan persedian (inventory). Pabrikan kemudian memproduksi 250 paket  agar aman. Pada akhirnya, permintaan yang meningkat telah diamplifikasi ke rantai pasokan dari 100 paket di tingkat pelanggan menjadi 250 paket di tingkat  pabrikan.
Contoh ini sangat disederhanakan tetapi menyampaikan rasa ketidakselarasan (inallignment) yang meningkat secara eksponensial ketika tindakan dan reaksi terus naik dan turun di dalam rantai pasok. Efek Bullwhip juga terjadi sebagai akibat dari penurunan permintaan di tingkat pelanggan (yang menyebabkan kekurangan ketika perencanaan tidak akurat) dan dapat disebabkan di tempat lain di sepanjang rantai pasok.
Penyebab Terhadinya Bullwhip Effect
Perusahaan h memperkirakan permintaan pelanggan berdasarkan informasi yang tidak mencukupi, dan mencoba memperkirakan berapa banyak produk yang sebenarnya diinginkan oleh pelanggan sembari memperhitungkan faktor-faktor kompleks yang akan memungkinkan jumlah itu dikirimkan dengan benar dan tepat waktu. Pada setiap tahap rantai pasokan, ada kemungkinan fluktuasi dan gangguan, yang pada gilirannya memengaruhi berbagai pesanan pemasok. Perubahan permintaan pelanggan secara langsung mempengaruhi semua faktor lain di sepanjang rantai, termasuk inventaris. Namun demikian, efek Bullwhip dapat terjadi bahkan di pasar yang relatif stabil di mana permintaan pada dasarnya bersifat konstan.
Beberapa hal yang terkait dengan Bullwhip effect  seperti keterlambatan pembuatan keputusan yang kurang optimal dibuat oleh pemangku kepentingan (stakeholders) rantai pasokan di simpul manapun di sepanjang rantai pasok, misalnya, layanan pelanggan atau pengiriman. Beberapa fenomena lain yang berkontribusi terhadap timbulnya fenomena Bullwhip adalah sebagai berikut:
•Kurangnya komunikasi dan keselarasan antara setiap tautan atau organisasi pemangku kepentingan dalam rantai pasokan
•Terlalu atau kurang bereaksi terhadap ekspektasi permintaan (demand), seperti memesan unit terlalu banyak atau kurang
•Pengecer seringkali menunggu sampai pesanan meningkat sebelum melakukan pemesanan dengan pemasok mereka, praktik ini biasa   disebut batching order
•Diskon, perubahan biaya, dan variasi harga lainnya yang mengganggu pola pembelian reguler
•Perkiraan (forecast) yang tidak akurat dan terlalu mengandalkan permintaan historis (data empirik) untuk memprediksi permintaan di masa depan

Dampak Bullwhip pada manajemen rantai pasokan
Efek Bullwhip dapat menimbulkan biaya yang mahal untuk semua organisasi (agents)  dalam lingkup dan rentang  rantai pasokan. Kelebihan inventori dapat mengakibatkan pemborosan, sementara inventori yang tidak mencukupi (shortage) dapat menyebabkan waktu tenggang (lead time) yang lebih rendah atau expediting, pengalaman pelanggan yang buruk, dan bisnis yang hilang (opportunity loss).
Sebagian besar bisnis menggunakan safety stock (cadangan persediaan) sebagai penyangga terhadap fluktuasi permintaan. Namun, safety stock bukan solusi untuk efek Bullwhip, tetapi menyediakan cukup produk untuk memenuhi pesanan sampai lebih banyak lagi barang (stock) dari pemasok.Peramalan atas permintaan (demand)selalu merupakan upaya yang sulit, dan dengan meningkatnya kompleksitas rantai pasokan global saat ini akan berdampak pada peningkatan kesulitan itu, seperti halnya meningkatkan preferensi konsumen untuk menggunakan Omnichannel dan E-commerce. 
Bagaimana mengurangi terjadinya Bullwhip effect?
Setiap industri memiliki rantai pasokannya yang tersendiri dan khas, penempatan inventori, dan kompleksitasnya sendiri yang unik. Namun demikian, setelah menganalisis efek Bullwhip dan menerapkan langkah-langkah perbaikan, volume persediaan (inventori) dalam kisaran 10 hingga 30 persen dapat dikurangi dan pengurangan 15 hingga 35 persen dalam kasus situasi kehabisan  (stock outage) dan pesanan pelanggan yang terlewat (backorders)dapat dicapai. Berikut adalah beberapa metode untuk meminimalkan efek Bullwhip:
1.Mengerti dan menerima  the Bullwhip effect
Langkah pertama dan yang paling penting menuju perbaikan adalah kesadaran akan keberadaan Bullwhip effect. Banyak perusahaan gagal untuk menyadari  bahwa persediaan buffer tinggi ada di sepanjang rantai pasokan mereka. Analisis stock terperinci dari titik persediaan dari toko ke pemasok bahan baku akan membantu mengungkap kelebihan persediaan yang menganggur (idle). Manajer rantai pasokan (supply chain manager) selanjutnya dapat menganalisis alasan kelebihan persediaan, mengambil tindakan korektif dan menetapkan aturan dan standar ukuran terkait.
2.Memperbaiki proses perencanaan inventori  (inventory planning process)
Perencanaan persediaan adalah perpaduan yang cermat dari tren historis untuk permintaan musiman, permintaan berwawasan ke depan, peluncuran produk baru dan penghentian produk-produk yang sudah tidak berlanjut (discontinue). Pengaturan stock pengaman (buffer stock)dan jangkauan persediaan minimum dari setiap simpul inventori perlu ditinjau dan disesuaikan secara berkala. Persediaan yang berada  di seluruh jaringan harus seimbang berdasarkan permintaan agregat regional. Pelaporan secara reguler dan sistem peringatan dini perlu diterapkan untuk mengatasi kondisi penyimpangan  dari standar  ukuran inventori yang telah ditetapkan.
3.Memperbaiki proses perencanaan pengadaan bahan baku (raw material planning process)`
Manajer pembelian umumnya cenderung memesan terlebih dahulu dan menjaga buffer stock yang tinggi untuk bahan baku dan hal ini dilakukan guna  menghindari gangguan dalam proses produksi. Perencanaan bahan baku perlu dikaitkan langsung dengan rencana produksi. Rencana produksi perlu dirilis secara memadai terlebih dahulu agar selaras dengan tenggang waktu (lead time) pembelian secara umum. Konsolidasi ke basis vendor yang lebih kecil dari basis vendor yang lebih besar untuk bahan baku yang serupa, akan meningkatkan fleksibilitas dan kehandalan pasokan. Hal ini akan menghasilkan persediaan bahan baku yang lebih rendah.
4.Kolaborasi dan berbagi informasi  bagi sesama manager
Mungkin ada beberapa target yang saling bertentangan antara para manajer: seperti pembelian, manajer produksi, manajer logistik dan manajer penjualan. Memberi bobot lebih besar kepada tujuan perusahaan pada evaluasi kinerja akan meningkatkan kolaborasi antara berbagai departemen. Demikian pula dengan  menyediakan pertemuan antar-departemen yang teratur dan terstruktur akan meningkatkan nilai  pertukaran informasi dan proses pengambilan keputusan.
5.Optimisasi atas  minimum order quantity and penentuan harga yang stabil
Produk-produk tertentu memiliki kuantitas pesanan minimum tinggi untuk pelanggan akhir yang menghasilkan kesenjangan tinggi secara keseluruhan antara pesanan berikutnya. Menurunkan kuantitas pesanan minimum ke tingkat yang optimal akan membantu menyediakan dan membuat pola pesanan yang lebih konsisten. Penetapan harga yang stabil sepanjang tahun yang dibarengi dengan  tawaran promosi dan diskon yang menarik,  sering juga dapat menciptakan permintaan yang stabil dan dapat diprediksi. Produsen sebaiknya mengurangi frekuensi dan tingkat diskon harga grosir untuk menjaga pelanggan dari penumpukan

6.Fokus pada pelanggan
Ini dapat dilakukan dengan adanya desain jaringan distribusi yang optimal berpusat di sekitar pelanggan dan dan adanya segmentasi rantai pasokan  berdasarkan proposisi nilai produk.
7.Mengelola product portfolio
Ini dapat dilakukan dengan meneraplan manajemen kompleksitas yang merupakan serangkaian kegiatan evaluasi menyeluruh atas produk-produk dalam portofolio, kemudian membuat  perjanjian bersama dengan manajemen pengembangan produk, pemasaran, operasi, dan keuangan mengenai kriteria dan pedoman terkait pengenalan produk baru.
8.Memecah  batch pesanan
Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan sarana EDI Exchange untuk mengurangi biaya penempatan pesanan. Tempatkan pesanan lebih sering dan mengirim bermacam-macam produk dalam muatan kapal untuk menyesuaikan dengan  biaya transportasi yang tinggi atau menggunakan perusahaan logistik pihak ketiga untuk menangani pengiriman.
7.  Menghilangkan usaha manipulasi dalam kondisi shortage
Pemasok harus mengalokasikan produk berdasarkan angka penjualan sebelumnya, dan dengan  meniadakan  kebijakan pengembalian sehingga pengecer tidak dapat membatalkan pesanan

0 komentar