Memperoleh Tim Proyek (Manajemen Sumber Daya Manusia)

Bab ini membahas Manajemen Sumberdaya Manusia Proyek yang sebelumnya telah dibawah di Bab Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek. dimana pada area pengetahuan ini ada 4 proses ;
  1. Merencanakan Sumber Daya Manusia
  2. Memperoleh Tim Proyek
  3. Mengembangkan tim Proyek
  4. Mengelola Tim Proyek
disini akan dibawah pada proses memperoleh Tim Proyek.
Memperoleh Tim Proyek adalah proses mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya manusia dan mendapatkan tim yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan proyek. Manfaat utama dari proses ini terdiri dari menguraikan dan membimbing tim seleksi dan tanggung jawab untuk mendapatkan tim sukses.

Proses Acquire Project Team atau mendapatkan tim proyek terdiri dari Input, Alat dan Teknik serta Output
Proses Input,
1 Rencana pengelolaan sumber daya manusia .
Rencana pengelolaan sumber daya manusia memberikan panduan bagaimana sumber daya manusia proyek harus diidentifikasi, dikelola, dikelola, dan akhirnya dilepaskan. Itu termasuk:
  • Peran dan tanggung jawab menentukan posisi, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek; 
  • Bagan organisasi proyek menunjukkan jumlah orang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut; 
  • dan Rencana manajemen kepegawaian menggambarkan periode waktu setiap anggota tim proyek akan dibutuhkan dan informasi lain yang penting untuk melibatkan tim proyek.
2 Faktor lingkungan perusahaan .
Faktor lingkungan perusahaan yang mempengaruhi proses Tim Proyek Akuisisi meliputi, namun tidak terbatas pada:
  • Informasi yang ada mengenai sumber daya manusia termasuk ketersediaan, tingkat kompetensi, pengalaman sebelumnya, minat untuk mengerjakan proyek dan tingkat biaya; 
  • Kebijakan administrasi kepegawaian seperti yang mempengaruhi outsourcing; 
  • Struktur organisasi; 
  • dan Colocation atau beberapa lokasi.
3 Aset proses organisasi
Aset proses organisasi yang mempengaruhi proses Tim Proyek Akuisisi mencakup, namun tidak terbatas pada, kebijakan standar organisasi, proses, dan prosedur.

Alat dan Teknik
1 Pra-tugas .
Ketika anggota tim proyek dipilih terlebih dahulu, mereka dianggap sudah ditetapkan sebelumnya. Keadaan ini dapat terjadi jika proyek tersebut merupakan hasil dari orang-orang tertentu yang diidentifikasi sebagai bagian dari proposal yang kompetitif, jika proyek bergantung pada keahlian orang-orang tertentu, atau jika beberapa tugas staf didefinisikan dalam piagam proyek.

2 Negosiasi .
Tugas staf dinegosiasikan pada banyak proyek. Misalnya, tim manajemen proyek mungkin perlu bernegosiasi dengan:
  • Manajer fungsional, untuk memastikan bahwa proyek tersebut menerima staf yang kompeten sesuai dengan kerangka waktu yang dipersyaratkan dan bahwa anggota tim proyek akan dapat, bersedia, dan berwenang untuk mengerjakan proyek sampai tanggung jawab mereka selesai; 
  • Tim manajemen proyek lainnya dalam organisasi pertunjukan, untuk secara tepat menetapkan sumber daya manusia yang langka atau khusus; 
  • dan Eksternal organisasi, vendor, pemasok, kontraktor, dan lain-lain, untuk sumber daya manusia yang tepat, langka, khusus, berkualitas, bersertifikat, atau lainnya. Pertimbangan khusus harus diberikan pada kebijakan, praktik, proses, pedoman, kriteria legal, dan kriteria eksternal lainnya. 
Kemampuan tim manajemen proyek untuk mempengaruhi orang lain memainkan peran penting dalam menegosiasikan tugas staf, seperti halnya politik organisasi yang terlibat. Sebagai contoh, seorang manajer fungsional akan mempertimbangkan manfaat dan visibilitas proyek yang bersaing saat menentukan di mana harus menetapkan pemain luar biasa yang diminta oleh berbagai tim proyek.

3 Akuisisi .
Ketika organisasi yang berkinerja tidak dapat menyediakan staf yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, layanan yang dibutuhkan dapat diperoleh dari sumber luar. Hal ini dapat melibatkan perekrutan konsultan perorangan atau pekerjaan subkontrak ke organisasi lain.

4 Tim virtual .
Penggunaan tim virtual menciptakan kemungkinan baru saat memperoleh anggota tim proyek. Tim virtual dapat didefinisikan sebagai kelompok orang dengan sasaran bersama yang memenuhi peran mereka dengan sedikit atau tidak ada waktu yang dihabiskan untuk bertemu muka dengan muka.

Ketersediaan teknologi komunikasi seperti e-mail, konferensi audio, media sosial, pertemuan berbasis web dan konferensi video telah membuat tim virtual layak dilakukan. Model tim virtual memungkinkan untuk:
  • Bentuk tim orang dari organisasi yang sama yang tinggal di wilayah geografis yang luas; 
  • Tambahkan keahlian khusus ke tim proyek meskipun ahli tidak berada dalam wilayah geografis yang sama; 
  • Memasukkan karyawan yang bekerja dari kantor rumah; 
  • Bentuk tim orang yang bekerja shift, jam, atau hari yang berbeda; 
  • Sertakan orang-orang dengan keterbatasan atau keterbatasan mobilitas; 
  • dan Majulah dengan proyek yang seharusnya diabaikan karena biaya perjalanan. 
Ada beberapa kelemahan yang terkait dengan tim virtual, seperti kemungkinan kesalahpahaman, perasaan terisolasi, kesulitan berbagi pengetahuan dan pengalaman antara anggota tim, dan biaya teknologi yang tepat. Perencanaan komunikasi menjadi semakin penting dalam lingkungan tim virtual. Waktu tambahan mungkin diperlukan untuk menetapkan harapan yang jelas, memfasilitasi komunikasi, mengembangkan protokol untuk menyelesaikan konflik, termasuk orang-orang dalam pengambilan keputusan, memahami perbedaan budaya, dan berbagi penghargaan dalam kesuksesan.

5 Analisis keputusan multi kriteria
Kriteria seleksi sering digunakan sebagai bagian dari perolehan tim proyek. Dengan menggunakan alat analisis keputusan multi kriteria, kriteria dikembangkan dan digunakan untuk menilai atau memberi skor terhadap anggota tim potensial. Kriteria tersebut ditimbang sesuai dengan kepentingan relatif kebutuhan di dalam tim. Beberapa contoh kriteria seleksi yang dapat digunakan untuk mencetak anggota tim ditunjukkan sebagai berikut:
  • Ketersediaan. Identifikasi apakah anggota tim tersedia untuk mengerjakan proyek dalam jangka waktu yang dibutuhkan. Jika ada kekhawatiran ketersediaan selama timeline proyek. 
  • Biaya. Verifikasi apakah biaya penambahan anggota tim sesuai dengan anggaran yang ditentukan. 
  • Pengalaman. Pastikan anggota tim memiliki pengalaman yang relevan yang akan berkontribusi pada proyek keberhasilan. 
  • Kemampuan. Pastikan anggota tim memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek.
  • Pengetahuan. Pertimbangkan apakah anggota tim memiliki pengetahuan yang relevan tentang pelanggan, proyek implementasi serupa, dan nuansa lingkungan proyek. 
  • Keterampilan Tentukan apakah anggota memiliki keterampilan yang relevan untuk menggunakan alat, implementasi, atau pelatihan proyek. 
  • Sikap. Tentukan apakah anggota memiliki kemampuan untuk bekerja dengan orang lain sebagai tim yang kohesif. 
  • Faktor internasional Pertimbangkan lokasi anggota tim, zona waktu dan kemampuan komunikasi.
Output,
1 Tugas staf proyek.
2 Kalender sumber daya .
3 Pembaharuan Rencana pengelolaan proyek

Tim manajemen proyek mungkin tidak memiliki kontrol langsung atas pemilihan anggota tim karena perjanjian tawar menawar kolektif, penggunaan personil subkontraktor, lingkungan proyek, hubungan pelaporan internal atau eksternal, atau berbagai alasan lainnya. 
Penting agar faktor-faktor berikut dipertimbangkan selama proses perolehan tim proyek: 
  • Manajer proyek atau tim manajemen proyek harus secara efektif menegosiasikan dan mempengaruhi orang lain yang berada dalam posisi untuk menyediakan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. 
  • Kegagalan untuk memperoleh sumber daya manusia yang diperlukan untuk proyek dapat mempengaruhi jadwal proyek, anggaran, kepuasan pelanggan, kualitas, dan risiko. Sumber daya manusia atau kemampuan yang tidak mencukupi mengurangi probabilitas keberhasilan dan, dalam skenario terburuk, dapat mengakibatkan pembatalan proyek. 
  • Jika sumber daya manusia tidak tersedia karena kendala, seperti faktor ekonomi atau tugas sebelumnya terhadap proyek lain, manajer proyek atau tim proyek mungkin diminta untuk menetapkan sumber alternatif, mungkin dengan kompetensi yang lebih rendah, asalkan tidak ada pelanggaran peraturan hukum, peraturan , wajib, atau kriteria spesifik lainnya. 
Faktor-faktor ini harus dipertimbangkan dan direncanakan dalam tahap perencanaan proyek. Manajer proyek atau tim manajemen proyek diharuskan untuk merefleksikan dampak ketidaktersediaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam jadwal proyek, anggaran proyek, risiko proyek, kualitas proyek, rencana pelatihan, dan rencana manajemen proyek lainnya.

0 komentar