Hubungan Strategi Organisasi Dengan Proyek

Setiap organisasi baik yang bertujuan atas profit maupun yang tidak, memiliki tujuan yang spesifik dalam jangka panjang atau jangka menengah. Dalam mencapai tujuan tersebut diperlukan strategi organisasi (organizational strategy) yang dapat dihasilkan dari analisis dan pemikiran orang-orang di dalamnya melalui berbagai kajian seperti analisis SWOT atau analisis lainnya. Strategi organisasi ini memiliki hubungan dengan proyek.

Pada dasarnya, manajemen stratejik terdiri atas tiga kelompok utama, yaitu Strategic Planning, Strategic Implementation, dan Strategy Evaluation. Kelompok strategic planning akan melakukan beberapa aktifitas yang menghasilkan serangkaian strategi-strategi untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Hasil ini sering disebut sebagai strategic plan.

Strategic plan adalah dokumen hasil perencanaan rencana strategis organisasi yang dilakukan oleh berbagai level dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang berisi bluepint atas sejumlah rencana atau program dan proyek yang harus dilakukan oleh organisasi. Terjadi banyak kasus, dimana penjabaran tujuan strategis dilakukan secara langsung taktik individu atau proyek menghasilkan suatu rangkaian rencana yang terputus dan acak, sehingga terlihat kacau. Untuk menghindari hal ini , organisasi yang sukses menciptakan rencana strategi terpadu yang merinci dan mencatat tingkat interim tujuan dan sasaran yang tujuan yang dilakukan secara top-down.

Untuk melaksanakan strategi perusahaan, akan terbentuk suatu portofolio program dan proyek yang dikelompokkan atas strategic innitiative dan division goal. Rencana yang bersifat stratejik dimasukkan ke dalam strategic innitiative, sedangkan pada division goal berisi rencana-rencana tiap divisi dalam mendukung rencana stratejik organisasi. Portofolio ini harus dikelola dengan baik agar tujuan strategi dapat tercapai yang disebut dengan portofolio management.

Sebagai contoh adalah suatu perusahaan konstruksi bertujuan untuk meningkatkan laba hingga 100% dalam masa lima tahun sebagai rencana strategis organisasi untuk mencapai visi dan misi menjadi perusahaan konstruksi terkemuka. Hasil analisis SWOT disebutkan suatu grand strategy yaitu pengembangan usaha strategic yang diiringi dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi usaha dengan SDM unggul yang terdiri atas 14 program dengan rincian yang dikelompokkan atas strategic initiative dan division goal sebagai berikut :

Strategic Initiatives :

• Pembentukan anak perusahaan bidang energi dan infrastruktur untuk meningkatkan pertumbuhan laba.
• Menjual unit usaha yang kurang menguntungkan dan berisiko tinggi.
• Mendapatkan tambahan modal usaha yang murah dengan initial public offering (IPO) anak perusahaan di pasar modal.
• Perubahan organisasi perusahaan menjadi berbasis spesialisasi untuk peningkatan efektifitas dan efisiensi usaha.
• Pembentukan Divisi SCM untuk efisiensi usaha.
• Penerapan ERP untuk meningkatkan efisiensi usaha.
• Pengembangan sistem manajemen inovasi untuk peningkatan daya saing.
• Kerjasama kolaboratif dengan pihak-pihak yang strategis.

Division Goals :

• Pengembangan anak perusahaan yang ada.
• Program optimalisasi pemanfaatan lahan kompleks perkantoran.
• Perubahan organisasi proyek yang lebih efektif untuk peningkatan kesuksesan proyek.
• Peningkatan kompetensi dan profesionalisme SDM dengan berbagai program khusus.
• Peningkatan kapasitas SDM dengan rekruitmen professional.
• Fokus pada proyek besar agar target laba dapat tercapai dengan sumber daya manusia yang ada.

Tiap program di atas, dirinci menjadi berbagai taktik dalam bentuk program dan proyek. Tabel di bawah merupakan contoh proyek hasil rincian dari program dalam rangka menjalankan rencana strategi organisasi perusahaan.

Tabel Contoh Rincian Proyek atas Rencana Strategis Organisasi

Program pembentukan anak usaha bidang energi	Program perubahan struktur organisasi perusahaan	Program pengembangan sistem manajemen inovasi
Riset kelayakan bisnis energi	Survey kondisi struktur organisasi perusahaan eksisting	Survey sistem manajemen inovasi
Kajian aspek legal dan perijinan	Riset strategi organisasi perusahaan	Riset pengembangan sistem manajemen inovasi perusahaan
Pembentukan organisasi anak perusahaan	Riset pengembangan organisasi perusahaan	Program pembuatan fasilitas integrasi ide secara online
RUPS	Program implementasi perubahan organisasi	Program uji coba sistem manajemen inovasi

Rangkaian tindakan atas strategi organisasi seperti pada Tabel di atas, umumnya memiliki karakteristik sebagai proyek yaitu memiliki batasan waktu awal dan akhir, bersifat unik atau temporer, memiliki tujuan tertentu, dan tim yang relatif heterogen seperti yang akan dijelaskan kemudian. Berbagai program dan proyek seperti pada contoh di atas memerlukan pengelolaan yang khusus dan memadai. Hal ini tidak hanya karena jumlahnya yang cukup banyak sehingga menjadi kompleks, tapi juga karena keberhasilan program dan proyek sangat penting bagi organisasi atau perusahaan.

Manajemen Program berfungsi sebagai kendaraan secara keseluruhan untuk upaya transformasi (Pellegrinelli, 2011). Sebuah program didefinisikan sebagai kelompok proyek terkait yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh manfaat. Sedangkan proyek dilaksanakan dengan tujuan memberikan output yang telah ditentukan.

Manajemen program bertujuan untuk menciptakan nilai dengan memperkaya manajemen proyek dalam batasan tertentu (Lycett et al., 2004). Program biasanya memiliki visi strategis yang lebih rinci atas tujuan akhir yang diinginkan, tetapi tidak ada jalan yang jelas untuk sampai ke sana. Oleh karena itu, manajemen program diharapkan untuk dapat menangani ketidakpastian dalam pencapaian visi. Sedangkan proyek bekerja untuk output yang telah didefinisikan dengan baik.

sumber : manajemenproyekindonesia

Posted by budisuanda