Faktor Kritis Pengelolaan Waktu

Pengelolaan waktu merupakan salah satu bagian dari pengelolaan proyek yang banyak menyita effort dan waktu. Pengelolaan ini dapat dikatakan kompleks mengingat hampir semua hal proyek memiliki fungsi waktu. Perencanaan, pemantauan, dan pengendalian yang rumit dan dituntut dengan frekuensi dan dengan kompetensi personil yang memadai, menambah kompleksitasnya. Memahami faktor kritis pengelolaan waktu, akan membantu pengelolaan waktu yang stratejik.

Tujuan utama manajemen waktu pada proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai lingkupnya dapat memenuhi target waktu proyek yang telah ditentukan. Fokus manajemen waktu adalah membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien.

Untuk pengelolaan waktu proyek yang statejik, perlu diketahui dan dibuat berbagai rencana dan program proyek yang mengacu pada faktor kritis sukses atas pengelolaan waktu tersebut. Berdasarkan berbagai pengalaman dan lesson learned serta referensi, terdapat beberapa faktor kritis dalam pengelolaan waktu, yaitu :

• Efektifitas perencanaan jadwal – Merupakan faktor yang paling utama dalam keseluruhan proses pengelolaan jadwal. Jadwal proyek yang efektif akan sangat menentukan keberhasilan proyek atas obyektif waktu dan obyektif penting proyek lainnya seperti biaya dan kualitas. Semakin baik perencanaan jadwal, maka tingkat keberhasilan proyek akan semakin tinggi.
• Efektifitas pengendalian jadwal – Merupakan faktor yang menentukan dalam menjaga penyimpangan jadwal seawal mungkin sehingga lebih mudah untuk dikelola dan meningkatkan peluang pencapaian obyektif proyek atas waktu. Pengendalian jadwal juga termasuk pemantauan atas kinerja waktu dan faktor-faktor pengaruh jadwal suatu proyek.
• Efektifitas pengelolaan kompleksitas proyek – Kompleksitas proyek yang tinggi dapat menyebabkan proyek sulit untuk dikelola dan dikendalikan. Pengelolaan waktu merupakan elemen manajemen proyek yang dengan kompleksitas yang tinggi yang harus dikelola agar jadwal proyek manageable. Tingkat kompleksitas harus tidak lebih besar dari pada kapasitas pengelolaan proyek.
• Tingkat kompetensi penjadwalan – Penjadwalan yang efektif membutuhkan kompetensi yang khusus penjadwalan dan pengalaman yang memadai. Kompetensi ini merupakan kunci penting yang dengan tingkat pengaruh yang luas pada manajemen proyek secara umum. Kompetensi ini meliputi kompetensi manajemen waktu secara umum, kompetensi scheduling, dan kompetensi teknis terkait seperti metode konstruksi.
• Tingkat kompetensi problem solving dan inovasi – Kompetensi ini akan berperan penting dalam penyelesaian berbagai permasalahan dalam penjadwalan maupun pengendalian waktu proyek. Permasalahan terkait waktu proyek yang kompleks sering tidak diatasi dengan tepat. Kemampuan problem solving yang kreatif dan inovatif akan sangat menunjang pengelolaan waktu yang handal di proyek terutama proyek yang dengan tingkat kompleksitas yang tinggi.
• Ketersediaan sumber daya yang produktif – Sumber daya yang produktif akan sangat diperlukan dalam pengelolaan waktu yang efektif. Hal ini karena salah satu problem utama keterlambatan proyek adalah produktifas sumber daya yang rendah yang tidak sesuai dengan rencana. Semakin banyak penggunaan dan atau ketersediaan sumber daya yang memiliki produktifitas tinggi, maka pengelolaan waktu akan semakin baik.
• Tingkat kelancaran cash flow proyek – Berbagai sumber daya membutuhkan pendanaan yang memadai dalam bekerja di proyek. Hambatan-hambatan dalam pendanaan proyek akan berdampak serius pada produktifitas sumber daya. Hal ini disebabkan oleh adanya demotivasi dan keragu-raguan.
• Tingkat perubahan – Tingginya tingkat perubahan akan menjadi hambatan besar dalam pengelolaan waktu. Tiap perubahan akan memerlukan pembaruan perencanaan dan pengendalian. Jumlah perubahan akan terkait dengan peningkatan kompleksitas proyek. Tingkat perubahan yang tinggi akan menghasilkan kompleksitas yang tinggi yang berpotensi di luar kemampuan tim proyek untuk mengelolanya. Di samping itu, perubahan akan menimbulkan pengulangan pekerjaan perencanaan termasuk re-scheduling dan perencanaan lainnya.
• Kualitas budaya, struktur, dan aset-aset proses organisasi – Faktor ini dapat berupa kondisi-kondisi budaya, struktur, dan aset-aset proses organisasi yang mendukung pengelolaan waktu di proyek yang efektif dan efisien. Budaya yang kurang peduli dengan tingkat detil, budaya reaktif yang cenderung lemah dalam perencanaan merupakan faktor yang sering terjadi.

Berdasarkan faktor-faktor kritis di atas, maka tim proyek sebaiknya membuat strategi-strategi khusus yang melingkupi sebanyak mungkin faktor kritis tersebut dalam rencana manajemen proyek. Hal ini agar tingkat kesuksesan proyek terutama atas obyektif waktu dapat semakin tinggi.